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Vous venez d’embaucher un nouvel employé – que vous souhaitez excellent. Vous espérez qu’il sera productif et qu’il restera dans l'entreprise pendant de nombreuses années, voire toute sa carrière. Le présent article porte sur la manière d’en maximiser la probabilité.
Le processus qui consiste à s’assurer qu'un nouvel employé débute avec succès sa carrière chez vous, qu’il soit motivé et qu’il reste dans l’entreprise est appelé « intégration », ou « onboarding » en anglais. L’intégration ne se limite pas à l’orientation et à la formation, qui constituent traditionnellement la priorité pour les nouveaux employés.
Dans d'autres articles, nous avons évoqué le coût d’une « erreur d'embauche » : rémunération perdue pour l’entreprise, augmentation du temps de supervision nécessaire, augmentation du nombre d’erreurs/échecs de performance, baisse de la motivation de l’employé/de l’équipe et augmentation du stress du superviseur. À bien des égards, un processus d’intégration médiocre peut entraîner les mêmes coûts qu'une erreur d'embauche. Vos excellents processus de recrutement et de sélection ont permis de recruter des personnes dont la probabilité d’erreur d’embauche est faible. Ne jetez pas cet effort à la poubelle avec un processus d’intégration médiocre – une « erreur d'intégration ».
La Society for Human Resource Management décrit l’intégration comme suit :
« Le processus par lequel les nouveaux employés s’adaptent rapidement et sans heurts aux aspects sociaux et aux performances de leur travail et apprennent les attitudes, les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour fonctionner efficacement au sein d’une organisation. »
L’intégration se poursuit donc jusqu’à ce que l’employé soit acclimaté à votre vision, votre mission, vos valeurs fondamentales et votre culture d’entreprise, et qu’il s’acquitte avec succès de ses responsabilités professionnelles. Il ne s’agit pas seulement d’apprendre les compétences et les responsabilités liées au poste.
Je comprends que le fait d’aller au-delà de vos méthodes actuelles pour l’orientation et la formation peut sembler une perte de temps et d’efforts. Cependant, pensez à l’importance de la première impression. Elles sont très importantes et souvent très durables.
En effet, les recherches montrent que la moitié des nouveaux embauchés décident de quitter la compagnie, l’entreprise ou l’organisation au cours de la première semaine de travail. Tous ne partent pas immédiatement et quelques-uns changent probablement d’avis et restent, mais la plupart d’entre eux finissent par partir sans jamais devenir des employés engagés! Ou, pire encore, ils restent mais deviennent des employés en dessous de la moyenne et souvent le maillon faible de leur équipe.
Pour qu’un nouvel employé devienne un employé à long terme, hautement productif et engagé, il faut un processus d’intégration en trois parties. Les deux premières, l’orientation et la formation, vous sont probablement familières. La troisième est nouvelle – nous l’appellerons « l’engagement ». Les deux premières sont nécessaires, et la troisième est cruciale pour atteindre votre objectif d’avoir des employés passionnés et axés sur leur carrière. Nous examinerons brièvement les deux premières parties et approfondirons la question de l’engagement.
Avant l’arrivée de l'employé, vous devez disposer d’un plan d’intégration détaillé comprenant l’orientation, la formation et l’engagement. Prévoyez du temps pour vous et pour d’autres personnes afin d’établir un lien avec le nouvel employé. Il est facile de s’impliquer dans les activités quotidiennes et de laisser le nouvel employé « en attente ».
D’autres excellentes ressources en matière d’intégration sont disponibles sur le site Web de Cornell Agricultural Workforce Development (en anglais).
Orientation
Vous avez probablement toujours été impliqué dans votre ferme. Les informations dont le nouvel employé a besoin lors de son orientation sont pour vous une seconde nature. Vous passerez sans doute à côté de nombreux éléments clés si vous ne disposez pas d’une liste de contrôle contenant tous les éléments que le nouvel employé doit connaître pour se sentir à l’aise dans son nouvel environnement. Vous pouvez demander à vos nouveaux employés de participer à l’élaboration de la liste de contrôle et de la compléter au fil du temps.
Formation
Vous ou le superviseur du nouvel employé êtes les experts en matière de formation. Ma seule suggestion est de vous assurer d’expliquer pourquoi les tâches sont exécutées de la manière dont elles le sont. Cette explication permettra au nouvel employé de se sentir plus à l’aise, plus confiant et plus impliqué dans les tâches et dans l’exploitation.
Engagement
Plus la recherche moderne nous apprend à diriger et à encadrer les employés, plus nous comprenons que les employés les plus productifs, les plus faciles à superviser et les plus durables sont ceux qui sont passionnés par la réussite de la ferme. Ils travaillent parce qu’ils le souhaitent, et non parce qu’ils y sont obligés.
L’intégration, qui vise à créer des employés passionnés, nécessite votre leadership et votre accompagnement dès le premier jour. En fait, l’engagement, et donc l’intégration, commence par le recrutement et la sélection, car vous choisissez des candidats qui correspondent à votre vision, à vos valeurs et à votre culture.
Examinons trois composantes de l’intégration pour créer de l’engagement.
- La première consiste à s'assurer que le nouvel employé se familiarise rapidement avec votre ferme. Incluez les éléments suivants dans la discussion sur votre exploitation :
- Discutez et utilisez en permanence la vision, la mission et les valeurs fondamentales de l’exploitation.
- Parlez de l'histoire de votre ferme, y compris des fondateurs.
- Partagez les traditions, les symboles et les événements significatifs importants pour la formation de la culture de la ferme.
- Faites part de vos espoirs et de vos rêves pour l’avenir, ainsi que de certaines des mesures stratégiques que vous avez prévues pour les réaliser.
- Donnez des instructions, des tâches, des plans et des attentes clairs. Bien qu’elle soit toujours importante, la clarté est particulièrement importante pour le nouvel employé.
- La deuxième composante consiste à aider le nouvel employé à nouer des relations solides avec tous les membres de votre personnel. Dans le « bon vieux temps » de la supervision, les amitiés sur le lieu de travail étaient mal vues. Les recherches actuelles contredisent cette idée. En fait, l’étude Gallup sur l’engagement révèle que le fait d'avoir un « meilleur ami au travail » est fortement corrélé à l’engagement des employés.
- Commencez par présenter votre nouvel employé à votre personnel.
- Utilisez votre connaissance du nouvel employé pour suggérer des intérêts communs.
- Surveillez les progrès réalisés pour vous assurer que le nouvel employé est bien intégré au sein de l'entreprise.
- Envisagez d’identifier une personne avec qui le nouvel employé se sentira à l’aise de faire part de ses préoccupations ou de ses problèmes. Cette personne peut être vous (le propriétaire), son superviseur, la personne qui a recruté le nouvel employé ou tout simplement un membre de la main-d’œuvre actuelle.
- La troisième composante, la passion, s’appuie sur les deux premières. La passion prend du temps à se développer, mais elle s’éteint facilement.
- Commencez par montrer votre propre passion. La plupart d'entre nous, en particulier les hommes, ont du mal à montrer leurs émotions. C'est le bon moment pour surmonter cette réticence et laisser transparaître votre passion pour la ferme. Cela peut être difficile, mais il est important que vous releviez ce défi.
- Il n’est pas trop tôt pour parler des possibilités de développement et d’avancement de la carrière du nouvel employé. Étant donné que cette personne vient d’arriver, il est probable qu’elle ait déjà réfléchi à son plan de carrière. Le fait d’évoquer très tôt les possibilités qui s’offrent à elle renforcera sans doute sa passion pour votre ferme.
Idées pour réussir l'intégration
Voici deux suggestions en guise de conclusion pour mettre en œuvre avec succès les trois composantes de l’intégration:
- Redéfinissez les priorités pour la première semaine. Étant donné que vous avez peut-être un poste ouvert depuis un certain temps, vous voudrez que le nouvel employé commence à travailler tout de suite. Cependant, l’intégration est un marathon, pas un sprint. Je suggère que les priorités de la première semaine soient les suivantes :
- Orientation
- Engagement
- Formation
- Exécution des tâches du travail
- Le premier jour de travail du nouvel employé, expliquez-lui que vous (ou son supérieur) le rencontrerez chaque semaine à une heure fixe, avec pour seul point à l’ordre du jour de discuter des progrès réalisés dans le cadre du processus d'intégration. Je suggère de commencer chaque réunion par deux questions :
- « Qu'est-ce qui va bien? »
- « Qu’est-ce qui pourrait aller mieux? »
Une dernière remarque concernant les nouvelles recrues exceptionnelles. Trop souvent, on suppose que les recrues exceptionnelles sont suffisamment intelligentes pour se débrouiller seules. C’est une supposition dangereuse! Les nouvelles recrues exceptionnelles ont des attentes élevées, et il est impératif que vous répondiez à ces attentes et que vous les dépassiez dès le départ.
